Kundenerfassung

Dieses Programm dient der Erfassung und Änderung von Kundendaten, sowie der Anmeldung der Kunden an den verfügbaren Kursen oder dem Verkauf von Waren an die Kunden. Der Dialog ist in die folgenden 3 Erfassungsbereiche gegliedert:

Weiterhin stehen Zusatzfunktionen wie Kursstornierung, Bestätigungsdruck und Partnerzuordnung zur Verfügung

 

Erfassung und Änderung der Kundenstammdaten

Um die Stammdaten eines Kunden zu ändern oder um einen neuen Kunden zu erfassen clicken Sie auf die Registerkarte Stammdaten.

 

Wählen Sie aus der Liste der bereits erfassten Kunden einen Eintrag aus, um einzelne Daten zu ändern oder benutzen Sie den Button um einen neuen Kunden zu registrieren. Möchten Sie z. B. den Lebenspartner oder Kinder eines bestehenden Kunden erfassen, so bietet sich die Kopierfunktion an. Drücken Sie diesen Button um die Kopierfunktion für weitere Neuerfassungen einzuschalten. Die Daten des angewählten Kunden werden für eine Neuerfassung übernommen. Sie brauchen dann nur noch die Anrede, den Vornamen und bei Bedarf das Geburtsdatum zu ändern. Wenn Sie die Kopierfunktion nicht mehr benötigen, müssen Sie erneut auf den Button drücken.

Für bereits bestehende Kunden können Sie über die rechte Maustaste zusätzliche Funktionen aktivieren:

Falls der angewählte Kunde mit einem Paarpartner verknüpft ist, können Sie zu dem Partner wechseln. Auch eine Trennung vom Partner kann durchgeführt werden. Beide Einträge werden als Single weitergeführt. Eine nachträgliche Paarzuordnung kann über suche Paarpartner oder suche Singlepartner durchgeführt werden. Mit dem letzten Menüpunkt können Sie in die Zahlungserfassung wechseln. Es werden alle Zahlungen des gerade angewählten Kunden angezeigt.

 

Bei Neuerfassung steht der Cursor auf diesem ersten Auswahlfeld. Wählen Sie die passende Anrede aus der Liste aus. Dieses Feld steuert gleichzeitig das Feld Geschlecht (siehe unten). Zusätzliche Anreden erfassen Sie im Modul Anreden erfassen.

Die Felder und zeigen das Datum und die Uhrzeit der Ersterfassung und der letzten Änderung des Datensatzes.

Geben Sie hier den Nachnamen des Kunden ein.

Geben Sie hier den Vornamen des Kunden ein.

Geben Sie hier die Postleitzahl des Kunden ein. Wenn Sie die exakte Postleitzahl nicht wissen, können Sie auch die Anfangsziffern eingeben und die <Return> Taste drücken. Bei unvollständigen oder nicht eindeutigen Plz wird ein Plz-Auswahldialog geöffnet, zur Auswahl einer gültigen Plz mit zugehöriger Teiladresse.

Dieses Feld wird über den Plz-Eintrag automatisch gefüllt.

Geben Sie die Strasse und Hausnummer ein. Falls der Plz eine Strasse zugeordnet ist, kann dieses Feld auch automatisch gefüllt werden, so dass Sie nur die Hausnummer ergänzen müssen.

Die Felder Name, Vorname Plz, Strasse und Ort müssen erfasst werden, damit ein Datensatz gespeichert werden kann. Alle anderen Eingaben sind optional.

Hier legen Sie fest ob der Kunde die Kurse mit einem Partner bucht. Wählen Sie SPaar oder Paar um eine Veknüpfung mit einem Partner herzustellen. Bei Kursanmeldung können Sie den zugehörigen Partner dann über den Paarbutton zuordnen.

Nachdem Sie die Daten des Kunden komplett erfasst und gespeichert haben, wird bei einer Paarverknüpfung gefragt ob Sie den Paarpartner erfassen wollen oder einen bereits erfassten Paarpartner zuordenen wollen. Anworten Sie mit Ja für eine Neuerfassung. Die Daten des bereits erfassten Paarpartners werden kopiert und Sie müssen bestenfalls nur Anrede, Vorname und Gebutrsdatum eingeben. Falls der gewünschte Partner bereits vorher erfasst wurde, so können Sie diesen aus einer Liste auswählen. Antworten Sie in diesem Fall mit Nein.

Falls Sie versehentlich SPaar oder Paar markiert haben so können Sie auch Abbrechen drücken und der gerade erfasste Kunde wird als Single gespeichert.

 

Hier können Sie das Geburtsdatum des Kunden eingeben. Das Alter wird automatisch errechnet.

Das Geschlecht wird über die Anrede normalerweise automatisch gesetzt. In der Anrede werden die Schlüsselworte Herr und Frau gesucht und in dieses Feld gesetzt.

Hier kann ein Rabattbetrag eingetragen werden, der dem Kunden auf alle Kursbuchungen gewährt wird.

Tragen Sie hier die möglichen Telefonverbindungen ein. Die Vorwahl wird automatisch aus dem Plz-Eintrag übernommen. Ergänzen Sie die restlichen Ziffern.

Hier kann eine E-Mail Adresse eingegeben werden.

In den nebenstehenden Feldern können Sie den Werber für einen bestimmten Kurs erfassen.

Im Beschreibungsfeld können längere Texte erfassen werden.

Im Fotofeld können Sie ein Bild des Kunden erfassen. Clicken Sie mit der rechten Maustaste ins Fotofeld um das Kontextmenü anzuzeigen. Um ein Bild aus einem Verzeichnis zu übernehmen wählen Sie den ersten Eintrag. Es werden die gängigen Bildformate unterstützt. Das Foto kann auch direkt aus einem Bildverarbeitungsprogramm übernommen werden. Kopieren Sie im Bildverarbeitungsprogramm das Bild in die Zwischenablage (normalerweise über die Funktion kopieren oder <Strg C>. Wechseln Sie zu diesem Programm und wählen Sie den zweiten Eintrag oder drücken Sie die Tastenkombination <Strg V> um das Bild einzufügen. Über den dritten Menüpunkt kann das Bild gelöscht werden. Ein Foto wird nur automatisch angezeigt wenn dies unter Programmeinstellungen gesetzt ist. Ist die automatische Anzeige ausgeschaltet, so können Sie das Bild per Doppelclick anzeigen.

 

 

Erfassung und Änderung der Kontodaten des Kunden

Um die Kontodaten des Kunden zu erfassen, wählen Sie die dritte Registerkarte aus.

Die Daten zur Bankverbindung werden nur benötigt, falls Beträge per Lastschrift vom Kunden eingezogen werden.

Geben Sie hier den Namen des Kontoinhabers ein. Als Standardwert werden Vorname und Name des Kunden aus den Stammdaten übernommen.

Geben Sie hier die Kontonummer ein

Geben Sie hier eine Bankleitzahl ein. Bei unvollständiger oder fehlerhafter Eingabe wird in einen BLZ-Auswahldialog verzweigt, in dem Sie die korrekte BLZ auswählen können.

Der Ort der Bank wird aus dem zugehörigen Blz-Eintrag automatisch übernommen

Der Name der Bank wird aus dem zugehörigen Blz-Eintrag automatisch übernommen

 

 

Anmeldung des Kunden zu einem Kurs oder Verkauf von Waren

Um Kurse anzumelden oder Waren zu verkaufen, wählen Sie die mittlere Registerkarte aus.

In der mittleren Tabelle sehen Sie die zur Verfügung stehenden Kurse und Waren. Sobald Sie einen Eintrag auswählen wird im oberen Maskenbereich ein Anmeldedialog eingeblendet.

In der ersten Zeile dieses Dialogs werden zur Information Vorname, Name und Alter des Kunden angezeigt.

In der Kundenzeile wird der Betrag des Kurses, der monatliche Beitrag bei Clubkursen oder der Einzelpreis der Ware angezeigt, je nach angewähltem Typ.

Für Kurse und Clubkurse kann ein Rabatt (absoluter Betrag) eingegeben werden. Als Vorgabe wird der Rabatt angezeigt, den Sie bei den Kundenstammdaten hinterlegt haben. Bei Waren wird an dieser Stelle die Anzahl (Vorgabe ist ein Stück) eingegeben. Der Gesamtbetrag wird berechnet, kann jedoch von Ihnen geändert werden. Markieren Sie das Feld Lastschrift, falls die Beträge vom Kundenkonto abgebucht werden. Wenn Sie das Feld Gast markieren, wird der Gesamtbetrag auf 0 gesetzt. Für den Zahlungstermin wird das Anmeldedatum +14 Tage als Vorgabewert angezeigt. Für Warenverkauf sind sonst keine Eingaben notwendig.

zusätzliche Eingaben bei Clubkursen:

Setzen Sie hier das Datum des Eintritts in den Clubkurs. Als Vorgabe wird das Tagesdatum gesetzt.

Wählen Sie hier den Zahlungswunsch des Kunden aus.

Bei der Anmeldung von Kursen und Clubkursen können Sie dem Kunden einen Tanzpartner zuordnen indem Sie den Buttondrücken. Es wird ein Auswahldialog zur Partnersuche eingeblendet. Ist dem Kunden ein Paarpartner zugeordnet, so wird der Paar-Button aktiviert. Drücken Sie den Paarbutton um den Partner ohne Auswahlmaske zuzuordnen.

Falls Sie einen Tanzpartner zugeordnet haben, müssen die nachfolgenden Eingabefelder erfasst bzw. überprüft werden:

zusätzliche Eingaben für den Partner bei Clubkursen:

Zum Schluss drücken Sie den Button um den Kurs oder die Warenregistierung durchzuführen. Der neue Eintrag wird dann in die Liste der angemeldeten Kurse und Waren des Kunden aufgenommen.

Wenn das Feld Lastschrift markiert wurde, so wird während der Anmeldung geprüft, ob die Kontodaten beim Kunden oder Partner vollständig ausgefüllt sind. Ist dies nicht der Fall, so werden Sie aufgefordert diese Daten nachzutragen.

 

 

Zusätzliche Funktionen und Einstellungen

Im unteren Bereich der Erfassungsmaske sehen Sie die Kurse die der Kunde bislang besucht hat bzw. die Waren die vom Kunden gekauft wurden:

 

Sie können die einzelnen Einträge anwählen und über das Kontextmenü (rechte Maustaste) weitere Aktionen einleiten:

  • Partner entfernen Der Tanzpartner wird entfernt und wird für andere Tanzpartner freigegeben.
  • suche Partner Falls bislang kein Partner zugeordnet ist, kann in den Auswahldialog zur Partnersuche gewechselt werden, um einen Partner zuzuorden.
  • stornieren Der ausgewählte Kurs oder die Ware wird storniert.
  • mit Partner stornieren Der Kurs wird für den Kunden und den Partner storniert.
  • Bestätigung erstellen Es kann eine Bestätigung gedruckt oder auf einem Verzeichnis abgelegt werden.
  • Clubdaten ändern Handelt es sich bei dem angewählten Eintrag um einen Clubkurs, so können Sie hier in den zugehörigen Dialog verzweigen, um Änderungen durchzuführen.

Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen von den Programmeinstellungen und Druckeinstellungen abhängig sind und deshalb nicht immer zur Verfügung stehen.

 

Wenn Sie einen Kurs in der Liste der angemeldeten Kurse anwählen, wird hier der Name und die Adresse des Partners (falls zugeordnet) angezeigt. Clicken Sie doppelt auf das Fotofeld um das Foto (falls vorhanden) des Partners anzuzeigen Clicken Sie auf die Zeile Partnerinfo oder in den Adressenbereich um direkt zu den Kundendaten des Partners zu wechseln.

 

Kundenlisten

Hier erstellen Sie Listen der erfassten Kunden.

 

Wählen Sie hier die Listenart aus.
Die kurze Liste enthält nur den Namen und die Adresse (Plz, Strasse, Ort) des Kunden.
Die erweiterte Liste enthält zusätzlich zur Adresse weitere Stammdaten des Kunden.
Die dritte Auswahl liefert zusätzlich ein Bild (falls vorhanden) des Kunden.

zeigt die Daten in einer Druckvorschau. Sie können den Drucker auswählen und die Liste drucken.

Die Liste wird direkt zum Drucker geschickt.

Programm wird beendet

Diese Hilfeseite wird angezeigt

Anwesenheiten erfassen

Hier erfassen Sie die Anwesenheit der Kunden für die Kurse eines bestimmten Tages.

Wählen Sie zuerst den Tag aus:

Vorgabe ist das aktuelle Tagesdatum

Es erscheint eine Liste mit allen Kursen für den angewählten Tag. Angezeigt werden Quartal, Kurskürzel, Kursname, die Stunde des Kurses sowie die Zeit.

 

Beispiel einer Kursübersicht für einen bestimmten Tag

Wenn Sie eine Zeile in obiger Tabelle wählen, so werden diese Kursdaten rechts neben der ersten Tabelle eingeblendet.

 

Beispiel einer Anwesenheitsliste für einen gewählten Kurs

Hier sehen Sie alle Kunden, die für den oben angewählten Kurs angemeldet sind. Rechts neben der Tabelle werden die Adressdaten des Kunden eingeblendet und (falls es sich um einen Clubkurs handelt) die Clubkursdaten für den Kunden. Durch Doppelclick in den Feldern der Spalte anwesend erfassen Sie die Kundenanwesenheit für den angewählten Kurs und Tag. Zu jedem angewählten Kunden werden in der unteren Tabelle der Maske die bisherigen Anwesenheiten des Kunden gezeigt.

Adresse und Clubkursdaten für den gewählten Kunden

 

Anwesenheitshistorie für den angewählten Kunden

Hier werden die bisherigen Anwesenheiten des Kunden angezeigt. Sie können fehlerhafte Eingaben korrigieren, indem Sie die Spalte anwesend (wie oben angegeben) bearbeiten.

 

Programm wird beendet

Diese Hilfeseite wird angezeigt

 

Tanzpartner zuordnen

Diese Suchmaske wird aufgerufen, wenn Sie im Modul Kundenerfassung den Button Partner ? aktivieren, um für eine Kursanmeldung einen Tanzpartner zuzuordnen.

Im Namensfeld können Sie einen Nachnamen oder einen Teil des Nachnamens eingeben. Im nebenstehenden Beispiel werden alle Kunden mit Anfangsbuchstaben K gesucht. Um die entsprechenden Kunden anzuzeigen drücken Sie den Button.

 

Sie sehen eine Liste mit den gesuchten Namen. Wählen Sie den gewünschten Tanzpartner aus. Die grüne Infozeile zeigt Ihnen an, dass der Tanzpartner für diesen Kurs frei ist. Drücken Sie den Button Zuordnen oder die <Return> Taste um den Kunden als Tanzpartner zu übernehmen.

Weiter Texte der Infozeile:

Der Kunde ist für diesen Kurs schon angemeldet und hat einen anderen Tanzpartner.

Der Kunde ist für diesen Kurs angemeldet, hat aber noch keinen Partner und kann zugeordnet werden.

 

Drücken Sie diesen Button um die Auswahlmaske zu verlassen, ohne einen Partner zuzuorden.

Drücken Sie diesen Button um das Eingabefeld zu leeren.

 

Diese Hilfeseite wird angezeigt

 

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